Renegocjacje umów najmu w centrach handlowych

Jak wynika z praktyki rynkowej, renegocjacje umów najmu powierzchni handlowych stwarzają możliwość znalezienia satysfakcjonujących rozwiązań dla obu stron, jak również mogą zagwarantować najemcom znaczne oszczędności.

Czynniki wpływające na wypowiedzenie/ odstąpienie/ renegocjacje umów najmu

Zmiany umowy najmu dopuszczalne są w prawie polskim na podstawie zasady swobody umów, wprowadzającej możliwość dowolnego kształtowania przez strony treści umowy lub jej zmiany, o ile nie jest to sprzeczne z przepisami ustawy. Jeżeli zawarta umowa nie przewiduje możliwości jednostronnej zmiany jej postanowień, najemcy pozostaje podjęcie renegocjacji warunków umowy, zarówno komercyjnych takich jak: wysokość opłat, okres i przedmiot najmu, wysokość sumy zabezpieczenia, ale też prawnych takich jak: warunki wypowiedzenia, rodzaj zabezpieczenia itp. Choć należy pamiętać, że skuteczność działań podjętych przez strony w głównej mierze zależy od ich pozycji negocjacyjnej, warto przeanalizować zapisy umowy najmu. Niejednokrotnie okazuje się, że sami najemcy nie są świadomi swojej pozycji negocjacyjnej i posiadanych argumentów. Przykładowo, najemca który miał być „magnesem” centrum handlowego, tzw. anchor tenant w ostatniej chwili zahamował swoją ekspansję na rynku, powodując wiele komplikacji po stronie inwestora. Inwestor ten, będąc stroną podpisanych już umów najmu, często narażony jest na utratę innych najemców, dla których istotnym warunkiem ich umów najmu jest obecność wspomnianego anchor tenant’a. Wówczas, przy dobrze wynegocjowanych zapisach umowy, najemca może żądać nawet jej rozwiązania.

Należy zaznaczyć, że umiejętnie wynegocjowane umowy najmu zawierają klauzule przewidujące możliwość odstąpienia od umowy lub też wysokie kary umowne na wypadek znacznego pogorszenia warunków biznesowych centrum handlowego, np. wspomniane wycofanie się z centrum określonego wielkością lub branżą kluczowego najemcy. Podobnie może być w sytuacji, gdy samo centrum, pomimo założeń nie spełnia obiecanych parametrów, jak np. dojazd do niego, z uwagi na niepomyślne decyzje urzędników. Inną, najgorszą z możliwych sytuacji tego typu są opóźnienia w budowie centrum lub też przesunięcia wykonawcze, fit out’owe, mogące opóźnić otwarcie centrum.

Stawki czynszu i koszty eksploatacyjne

W obecnej sytuacji gospodarczej najemcom powierzchni handlowych łatwiej wynegocjować satysfakcjonującą wysokość czynszu, ze względu na możliwość obniżenia stawki czynszu podstawowego, przy podwyższeniu wyrażonego w procentach czynszu od obrotu. Choć w przypadku, np. gdy jeden z głównych najemców zakończy działalność w budynku handlowym lub gdy w skutek błędnej polityki kierowania centrum powierzchnia wynajęta w centrum spadnie poniżej określonego wskaźnika procentowego (z reguły 75- 80 %), w praktyce spotyka się również takie rozwiązanie, iż zamiast rozwiązania umowy, czynsz najemcy zostaje zmniejszony lub wręcz zamieniony sposób jego naliczania. Dopuszczalne jest również uzyskanie ulg, jak np. okresy wolne od czynszu w przypadku przeprowadzanej adaptacji, czy partycypacja właściciela centrum handlowego w kosztach wykończenia wynajętej powierzchni. Zysk najemcy to przede wszystkim wpisanie w umowie najmu wyższej stawki za czynsz, mającej wpływ na wycenę nieruchomości, podczas gdy najemca faktycznie płaci mniejsza stawkę. Jak wynika z najnowszych badań, choć największe centra handlowe nadal cieszą się sporym zainteresowaniem, w przypadku obiektów drugorzędnych zwłaszcza lokali małej i średniej wielkości obserwowany jest spadek czynszów.

W zakresie kosztów eksploatacyjnych pokrywanych przez najemców, warto negocjować zmniejszenie stawki za czynsz najmu na rzecz podniesienia stawki za wyszczególnione opłaty eksploatacyjne. Należy pamiętać, że stawki czynszu powinny być rewaloryzowane, natomiast rozliczanie kosztów eksploatacyjnych zwalnia właściciela z udziału w nich. Nawet, jeśli koszty eksploatacyjne wzrosną w ciągu roku kalendarzowego, najemca otrzyma w rozliczeniu szczegółowe zestawienie poniesionych kosztów operacyjnych najmowanej powierzchni.

Warto zadbać również o zamieszczenie w umowie lub doprecyzowanie zapisów dotyczących indeksacji, określając jej sposób oraz częstotliwość. Jeżeli bowiem negocjowana jest większość warunków umowy najmu, najemca ma możliwość negocjowania pierwszej indeksacji po przedłużeniu umowy najmu.

Zmiana powierzchni najmu

Możliwość negocjowania zwiększenia powierzchni najmu może być przewidziana w dotychczasowej umowie na podstawie tzw. opcji rozszerzenia powierzchni najmu - expansion option. Jeśli jednak zmiana powierzchni najmu zbiega się czasowo z zakończeniem obowiązującej umowy, wówczas strony mogą negocjować stawkę za dodatkową powierzchnię równolegle z pozostałymi warunkami umowy.

W praktyce może wystąpić również sytuacja odwrotna tj. zmniejszenie powierzchni najmu przez dotychczasowego najemcę. Dla wynajmującego będzie to o tyle istotne, że w przypadku, gdy powierzchnią tą będzie zainteresowany inny najemca centrum, konieczne jest przeprowadzenie negocjacji równolegle z dwoma najemcami. Często spotykaną praktyką jest również obowiązek wynajmującego dotyczący oferowania zwalniającej się powierzchni najmu najemcy posiadającemu w umowie zapis pierwszeństwa w tym zakresie. W konsekwencji, zanim wynajmujący zaoferuje powierzchnię najmu nowemu najemcy, najemca z pierwszeństwem musi odpowiedzieć pisemnie, czy jest zainteresowany wynajęciem zwalniającej się powierzchni. Dopiero, w przypadku gdy najemca z pierwszeństwem nie jest zainteresowany najmem lub gdy strony nie osiągną porozumienia, powierzchnia ta może być zaoferowana kolejnemu najemcy.

Klauzule umowne zabezpieczające

Renegocjując umowę najmu warto zwrócić uwagę na zapisy o sposobie jej zabezpieczenia. Co do zasady strony mogą umownie zabezpieczyć każdą sytuację, określając wzajemnie prawa i obowiązki, kary za ich naruszenie oraz warunki czy sposoby naliczania tych kar. Innym istotnym zabezpieczeniem na „trudniejsze czasy” z punktu widzenia najemcy mogą być zapisy dotyczące rozwiązania umowy w sytuacji nie osiągnięcia określonego poziomu obrotów w uzgodnionym umownie okresie najmu. Nie osiągnięcie przez najemcę zamierzonego celu gospodarczego, dotyczącego wygenerowanych obrotów w reprezentatywnym okresie (np. 3-4 lat obrotowych), może być wówczas podstawą rozwiązania umowy. Możliwe jest również wynegocjowanie zmiany sposobu zabezpieczenia umowy w zakresie modyfikacji zapisów o gwarancji bankowej i kaucji.

Oczywiście każdemu takiemu zapisowi mogą towarzyszyć dodatkowe zastrzeżenia dające stronom możliwość domagania się kar umownych, jak również na każdym etapie egzekwowania wynegocjowanych zabezpieczeń możliwe są renegocjacje umów. Wszystko zależy od faktorów ekonomicznych, strategii działania i planów finansowych stron. Strony wówczas muszą rozpocząć rozmowy, które w idealnym stanie faktycznym prowadzą do podpisania nowej lub też anektowania starej umowy najmu.

Standard wykończenia, modernizacja powierzchni najmu

Dla najemcy, który chce pozostać w budynku na kolejny okres, ważny jest standard wykończenia i stan powierzchni najmu. Tym bardziej że często otrzymuje ciekawe oferty od właścicieli konkurencyjnych, nowopowstałych obiektów. Wówczas w trakcie negocjacji ustala się warunki remontu powierzchni. Często jest tak, że w kosztach tych w dużym stopniu partycypuje wynajmujący. Najemca może też przerzucić obowiązek zorganizowania i nadzorowania prac na właściciela, który zwykle zleca to zarządcy budynku.

Innym warunkiem najemcy w takcie negocjacji może być poprawa infrastruktury budynku, modernizacja lub poprawa określonej usługi. Np. w budynku jest zainstalowany system klimatyzacji, który z uwagi na wiek budynku np. 10 lat odznacza się zużyciem funkcjonalnym i technicznym. Najemca może chcieć tej sytuacji żądać wymiany lub modernizacji systemu.

Wszelkie nakłady, które ma ponieść właściciel po zamknięciu negocjacji, należy skalkulować w stawce za czynsz najmu. Dla bezpieczeństwa najemcy można zaproponować, że stawka czynszu będzie wyższa po zakończeniu prac remontowych i modernizacyjnych. Najemca może być niezadowolony z jakości usług świadczonych przez obsługę techniczną czy firmę sprzątającą. Wtedy po stronie wynajmującego nieruchomość jest poprawienie jakości poprzez przygotowanie programu naprawczego z aktualną firmą, lub w ostateczności zmianę podwykonawcy.

Wnioski

Praktyka pokazuje, że wielu najemców nadal nie zdaje sobie sprawy z korzyści, wynikających z profesjonalnie przygotowanych i przeprowadzonych negocjacji umów. Tymczasem przedsiębiorca dysponuje zarówno środkami prawnymi, mającymi na celu zabezpieczenie trwałości umowy, jak i możliwościami dokonywania późniejszych zmian w zawartej umowie. Podstawowym narzędziem dla osiągnięcia porozumienia pozostaje określenie priorytetów oraz potencjalnych ryzyk oraz ujęcie w treści umowy istotnych elementów, jak wysokość i rozliczanie kosztów, prawo pierwszeństwa w zakresie wynajęcia powierzchni, jednostronne wypowiedzenie lub przedłużenie okresu najmu lub indeksacja opłat.

Autor: Ewelina Stobiecka, Anna Dylewska

e|n|w|c jest wiodącą siecią kancelarii w Europie Środkowo-Wschodniej, świadczącej kompleksowe usługi doradztwa prawnego. Warszawskie biuro e|n|w|c jest jednym z sześciu w regionie (Wiedeń, Budapeszt, Praga, Brno, Bratysława i Kijów). Ścisła współpraca między biurami umożliwia kompleksową i sprawną obsługę przedsiębiorców operujących zarówno lokalnie jak i międzynarodowo, w tym klientów przeprowadzających transakcje międzynarodowe.

Praktyka kancelarii e|n|w|c koncentruje się wokół szeroko rozumianego prawa gospodarczego, w tym m.in. prawa spółek, prawa kontraktów, prawa nieruchomości, prawa pracy, M&A, ochrony środowiska oraz różnych aspektów materialnego i procesowego prawa cywilnego. Istotną częścią praktyki kancelarii e|n|w|c jest także mediacja pozasądowa, umożliwiająca niejednokrotnie polubowne i korzystne dla obu stron zakończenie wszelkiego rodzaju sporów cywilno-gospodarczych.

Obecnie, e|n|w|c Kancelaria Prawna zrzesza ponad 70 prawników w regionie Europy Środkowo-Wschodniej, którzy doradzają znaczącym krajowym i międzynarodowym przedsiębiorstwom w takich dziedzinach jak: handel, transport, przemysł, technologia i świadczenie usług, banki i ubezpieczenia.

Ponadto sieć e|n|w|c jest członkiem Interlaw – międzynarodowej organizacji skupiającej wiodące Kancelarie prawa gospodarczego w ponad 100 krajach na świecie, dysponujące ponad 4300 adwokatami i radcami prawnymi.

W warszawskim biurze e|n|w|c do dyspozycji pozostaje zespół prawników biegle władających językami obcymi: angielskim i niemieckim. Eksperci e|n|w|c posiadają zarówno wiedzę wynikającą z międzynarodowej praktyki kancelarii jak i doskonałą znajomość lokalnych uwarunkowań prawnych, z którymi musi zmierzyć się przedsiębiorca.

Źródło: Kancelaria Prawna e|n|w|c

03.03.2012

Tagi: powierzchnie handlowe, umowy najmu, renegocjacje

Udostępnij