Klauzule w umowie najmu powierzchni w budynku handlowym

W praktyce, umowy najmu powierzchni w budynku handlowym są zwykle konstruowane w oparciu o klauzule zaczerpnięte z kodeksu cywilnego, źródła norm ogólnych dla stosunków cywilnych, w tym najmu, uzupełnione o postanowienia zaczerpnięte z wzorców wypracowanych w innych krajach. Na strukturę konstruowanej umowy najmu i ciężar postanowień wpływa wiele czynników. Głównie są nimi m.in. prestiż najemcy, lokalizacja budynku handlowego, stopień wynajęcia, itd. Decydują one tym samym na zawarte w umowie najmu tzw. „przywileje” i obowiązki najemcy i wynajmującego.

Celem niniejszej prezentacji nie jest przedstawienie gotowego wzorca umowy, ani wszystkich postanowień stosowanych przez strony, ale wskazanie na niektóre, istotne klauzule stosowane w najmie lokali komercyjnych.

I. Długość trwania umowy

Umowy zawierane na wyłącznie na czas określony. Standardowy okres najmu wynosi od pięciu do dziesięciu lat. Od 1 stycznia 2009 r. przedsiębiorcy mogą zawierać umowy najmu na okres do 30 lat, co stanowi znaczne wydłużenie umowy najmu na czas określony.

II. Przedmiot najmu

Istotnym elementem jest dokładne określenie przedmiotu najmu. W jego skład wchodzi zarówno powierzchnia handlowa jak i udział w powierzchniach wspólnych. Jest to punkt wyjściowy dla obliczania czynszu. Dla celów obliczania czynszu bierze się pod uwagę powierzchnię handlową, która zostaje powiększona o udział najemcy w części wspólnej.

III. Opcja odnowienia umowy

Klauzula ta daje najemcy prawo przedłużenia umowy najmu o określony czasookres i z reguły zobowiązuje wynajmującego do zaakceptowania tej decyzji. Prawo do skorzystania z tej opcji daje się najemcy w określonym okresie np. sześć lub dziewięć miesięcy przed wygaśnięciem umowy najmu.

IV. Kontrybucje w wykończeniu powierzchni – fit out contribution

Wynajmujący zobowiązuje się do określonego standardu wyposażenia pomieszczeń lokalu. Punktem wyjściowym jest standard wykończenia oferowany przez wynajmującego. Z zasady stosowane, jako „zachęta” dla tzw. anchor tenants.

V. Rozwiązanie umowy

Najemca może żądać klauzuli dotyczącej prawa rozwiązania umowy w przypadku, gdy jeden z głównych najemców zakończy działalność w budynku handlowym lub powierzchnia wykorzystywana na cele handlowe spadnie poniżej określonego wskaźnika procentowego (z reguły 75-80 %). W praktyce spotyka się również takie rozwiązanie, iż zamiast rozwiązania umowy, czynsz najemcy zostaje zamieniony na czynsz procentowy. W praktyce spotyka się również zapisy dotyczące rozwiązania umowy w sytuacji nie osiągnięcia określonego poziomu obrotów w okresie uzgodnionym w umowie. Z reguły prawo to ograniczone jest wyłącznie do jednego razu w określonym okresie np. pierwsze sześć miesięcy 2010 r.; Najemcy daje się pewien okres do wygenerowania obrotów, powyżej określonego w umowie poziomu, który umożliwia rozwiązanie umowy. Najwcześniej spotykanym w umowach najmu czasookresem jest czwarty lub piąty rok działalności;

VI. Kary umowne

Jednym z najważniejszych postanowień jest tzw. quasi odszkodowanie w postaci kary umownej. Najemca może wynegocjować karę płatną przez wynajmującego za naruszenie postanowień umowy np. za niedotrzymanie terminu oddania lokalu dla najemcy. Stanowi niejako rodzaj zabezpieczenia, oraz spełnia rolę „mobilizatora” do przestrzegania umowy. Występuje w postaci stricte pieniężnej lub zwolnienia z czynszu za pewien ściśle określony okres adekwatny do okresu naruszenia.

VII. Ubezpieczenie

Kwestią podlegającą negocjacjom jest suma ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej najemcy oraz związane z ryzykiem utraty lub zniszczenia majątku najemcy. Z zasady kwestią podlegającą negocjacjom jest podmiot ubezpieczyciela, suma ubezpieczenia, jego zakres oraz prawo wynajmującego do corocznego sprawdzenia faktu odnowienia polisy ubezpieczeniowej i jej warunków.

VIII. Opłaty eksploatacyjne i ich weryfikacja

Stanowią dodatek do czynszu najmu naliczany przez wynajmującego. Składa się z określonych części składowych w związku z posiadaniem, utrzymaniem i użytkowaniem budynku handlowego. Z reguły w postaci miesięcznych zaliczek, których rozliczenie jest dokonywane każdorazowo po zakończeniu roku kalendarzowego. Wynajmujący często stosują praktykę obciążania najemców nieuzasadnionymi kosztami związanymi z budynkiem, np. koszty związane z renowacją budynku lub przebudową. Praktyką jest umożliwienie najemcy weryfikację rozliczenia opłat eksploatacyjnych poprzez wgląd audytorów najemcy do konkretnych faktur.

IX. Zabezpieczenia

Praktyką jest zobowiązanie się najemcy w umowie najmu do dostarczenia wynajmującemu gwarancji bankowej lub/i kaucji, lub/i gwarancji spółki macierzystej. Najczęściej wysokość zabezpieczenia odpowiada równowartości określonej sumie płatności z tytułu czynszu i opłat eksploatacyjnych. Okres gwarancji / kaucji / gwarancji spólki macierzystej obejmuje z zasady cały okres najmu oraz ulega wydłużeniu o dodatkowy okres po ustaniu stosunku najmu. Coraz częściej spotyka się zabezpieczenia w postaci oświadczenia najemcy o poddaniu się dobrowolnej egzekucji w trybie art. 777 kodeksu postępowania cywilnego, lub tradycyjny zastaw na rzeczach wniesionych do pomieszczenia.

X. Rozliczenie nakładów

Rozliczenia nakładów po zakończeniu stosunku najmu stanowi jeden z konfliktogennych punktów umowy najmu. W praktyce przyjęło się, iż najemca pozostawia instalacje wykonane w pomieszczeniu, a wynajmujący nie ponosi żadnych dodatkowych opłat z tego tytułu, ale też nie żąda usunięcia zmian.

XI. Czynsz i indeksacja

Stawki czynszu ustalane są z reguły w EUR. Najemcy płacą, więc równowartość w PLN określonej kwoty w EUR. Kursem wymiany jest najczęściej średni kurs EUR / PLN ogłaszany przez Narodowy Bank Polski obwiązujący w dniu wskazanym w umowie (z zasady obowiązujący w dniu wystawienia faktury lub dzień poprzedzający jej wystawienie).

zynsz oraz opłaty eksploatacyjne podlegają coroczne indeksacji na podstawie wartości ustalonego wskaźnika wzrostu cen. Od stron umowy zależy wybór wskaźnika. W praktyce najczęściej stosowanym jest zharmonizowany wskaźnik cen konsumpcyjnych - Harmonized Indices of Consumer Prices (HICPs).

Podsumowanie

Z reguły na istotne postanowienia umowy lub ich brak zwraca się uwagę zbyt późno. Brak wiedzy o liczbie potencjalnych klientów jak i przyszłych obrotach powinno determinować strony o zadbanie o detale umowy. Przywołane w niniejszym opracowaniu klauzule, stanowić mogą niewątpliwie wskazówkę w trakcie negocjowania wzorca umowy jak i pomóc przy podjęciu decyzji przy jego podpisywaniu.

Autor: Agnieszka M. Kalisz, aplikant radcowski w kancelarii e|n|w|c

e|n|w|c jest wiodącą siecią kancelarii w Europie Środkowo-Wschodniej, świadczącej kompleksowe usługi doradztwa prawnego. Warszawskie biuro e|n|w|c jest jednym z sześciu w regionie CEE (Wiedeń, Budapeszt, Praga, Brno, Bratysława i Kijów). Ścisła współpraca między biurami umożliwia kompleksową i sprawną obsługę przedsiębiorców operujących zarówno lokalnie jak i międzynarodowo, w tym klientów przeprowadzających działania międzynarodowe.

Źródło: Kancelaria Prawna e|n|w|c

26.03.2011

Tagi: powierzchnie handlowe, umowy najmu, renegocjacje

Udostępnij